In dit reglement laat Omroep Best zien op welke manier hij dagelijks omgaat met persoonsgegevens en privacy, en wat er wettelijk wel en niet verantwoord is.

 

Privacy speelt een belangrijke rol in de relatie tussen de omroep en zijn medewerkers, donateurs, vrienden en overige contactpersonen en staat daarmee hoog op de bestuurlijke agenda. Omroep Best heeft de verantwoordelijkheid over persoonsgegevens en gegevensuitwisseling op alle terreinen waar ze actief zijn. Omroep Best is verplicht om zorgvuldig en veilig, proportioneel en vertrouwelijk om te gaan met het verzamelen, bewaren en beheren van persoonsgegevens van medewerkers en overige contactpersonen. Goed en zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens is een dagelijkse bezigheid van Omroep Best. Het beschermen van de privacy is complex, en wordt steeds complexer door technologische ontwikkelingen, de decentralisaties, grote uitdagingen op het terrein van veiligheid en nieuwe Europese wetgeving. Daarom is het belangrijk om transparant te zijn over de manier waarop met persoonsgegevens wordt omgaan, en de privacy waarborgen.

 

1. Wetgeving en definities

Op dit moment heeft elke lidstaat van de Europese Unie een eigen privacywet, gebaseerd op de Europese richtlijn van 1995. De Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) regelt het juridische kader voor de omgang met persoonsgegevens in Nederland. Op 25 mei 2018 vervalt de Wbp en treedt de Europese Verordening; de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), in werking, samen met de uitvoeringswet. De AVG bouwt voort op de Wbp en zorgt onder andere voor versterking en uitbreiding van de privacy rechten met meer verantwoordelijkheden voor organisaties.

 

De volgende begrippen worden in de AVG gebruikt (Artikel 4, AVG):
a. Betrokkene: De persoon op wie de persoonsgegevens betrekking hebben. De betrokkene is degene van wie de gegevens worden verwerkt.
b. Verwerker: De persoon of organisatie die de persoonsgegevens verwerkt in opdracht van een andere persoon of organisatie.
c. Persoonsgegevens: Alle gegevens die gaan over mensen en waaraan je een mens als individu kunt herkennen. Het gaat hierbij niet alleen om vertrouwelijke gegevens, zoals over iemands gezondheid, maar om ieder gegeven dat te herleiden is tot een bepaald persoon (bijvoorbeeld; naam, adres, geboortedatum). Naast gewone persoonsgegevens kent de wet ook bijzondere persoonsgegevens. Dit zijn gegevens die gaan over gevoelige onderwerpen, zoals etnische achtergrond, politieke voorkeuren of het Burgerservicenummer (BSN).
d. Gegevensbeschermingseffectbeoordeling: Met een gegevensbeschermings effect -beoordeling worden de effecten en risico’s van de nieuwe of bestaande verwerkingen beoordeeld op de bescherming van de privacy. Dit heet ook wel een Privacy Impact Assessment (PIA).
e. Verwerkingsverantwoordelijke: Een persoon of instantie die alleen, of samen met een ander, het doel en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt.
f. Verwerking: Een verwerking is alles wat je met een persoonsgegeven doet, zoals: vastleggen, bewaren, verzamelen, bij elkaar voegen, verstrekken aan een ander, en vernietigen.


2. Reikwijdte
Het reglement is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens door het bestuursorgaan en administratie van de Omroep Best. Oftewel: voor alle verwerkingen die binnen Omroep Best plaatsvinden.

 

3. Verantwoordelijke
Het bestuursorgaan en de administratie van Omroep Best zijn verantwoordelijk voor de verwerkingen die door of namens Omroep Best worden uitgevoerd.

 

4. Verwerkingen (Artikel 4, AVG)
De verwerking van persoonsgegevens is elke handeling of elk geheel van handelingen met persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde processen. In de AVG valt onder een verwerking:

 

• Verzamelen, vastleggen en ordenen
• Bewaren, bijwerken en wijzigen
• Opvragen, raadplegen, gebruiken
• Verstrekken door middel van doorzending
• Verspreiding of enige andere vorm van ter beschikkingstellen
• Samenbrengen, met elkaar in verband brengen
• Afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens

 

Uit deze opsomming blijkt dat alles wat je met een persoonsgegeven doet een verwerking is.

 

Doeleinden (Artikel 5, AVG)
Volgens de wet mogen persoonsgegevens alleen verzameld worden als daarvoor een doel is vastgesteld. Het doel moet uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigd zijn. De gegevens mogen niet voor andere doelen verwerkt worden.

 

Rechtmatige grondslag (Artikel 6, AVG)
De wet zegt dat er voor elke verwerking van persoonsgegevens een rechtmatige grondslag uit de wet van toepassing moet zijn. Dat betekent dat de verwerking alleen mag plaatsvinden:

 

• Om een verplichting na te komen die in de wet staat
• Voor de uitvoering van een overeenkomst waar de betrokkene onderdeel was
• Om een ernstige bedreiging voor de gezondheid van de betrokkene te bestrijden
• Voor de goede vervulling van de dagelijkse taken
• Wanneer de betrokkene toestemming heeft gegeven voor de specifieke verwerking

 

Wijze van verwerking
De hoofdregel van de verwerking van persoonsgegevens is dat het alleen toegestaan is in overeenstemming met de wet, en op een zorgvuldige wijze. Persoonsgegevens worden zoveel mogelijk verzameld bij de betrokkene zelf. De wet gaat uit van subsidiariteit. Dit betekent dat verwerking alleen is toegestaan wanneer het doel niet op een andere manier kan worden bereikt. In de wet wordt ook gesproken over proportionaliteit. Dit betekent dat persoonsgegevens alleen mogen worden verwerkt als dit in verhouding staat tot het doel. Wanneer met geen, of minder (belastende), persoonsgegevens hetzelfde doel bereikt kan worden moet daar altijd voor gekozen worden.
Omroep Best zorgt ervoor dat de persoonsgegevens kloppen en volledig zijn voordat ze verwerkt worden. Deze gegevens worden alleen verwerkt door personen met een geheimhoudingsplicht. Daarnaast beveiligt Omroep Best alle persoonsgegevens. Dit moet voorkomen dat de persoonsgegevens kunnen worden ingezien of gewijzigd door iemand die daar geen recht toe heeft. Hoe Omroep Best dit doet staat in het informatiebeveiligings- beleid van Omroep Best en in een eventueel aanvullend beveiligingsplan specifiek opgesteld voor een proces of registratie.

 

Doorgifte (Artikel 44 t/m 50, AVG)
Doorgifte
Omroep Best geeft alleen persoonsgegevens door aan een andere organisatie, indien dit noodzakelijk is voor het functioneren van de omroep en van de betrokken medewerker en nadat de noodzakelijkheid is aangetoond.

 

5. Transparantie en communicatie

 

Wet openbaarheid van bestuur (Wob)
Via de Wob (en straks wellicht de Wet Open Overheid) kun je een verzoek om informatie indienen bij Omroep Best. Bij het verzoek bekijkt Omroep Best altijd of het antwoord geen inbreuk maakt op de persoonlijke levenssfeer van betrokkenen. In principe worden geen persoonsgegevens verstrekt.

 

Informatieplicht (Artikel 13, 14, AVG)
Omroep Best informeert betrokkenen over het verwerken van persoonsgegevens. Wanneer betrokkenen gegevens aan de Omroep Best geven, worden zij op de hoogte gesteld van de manier waarop de Omroep Best met persoonsgegevens om zal gaan. Dit kan bijvoorbeeld via een formulier gebeuren. Vaak staat op de aanvraagformulieren vermeld welke gegevens zonder toestemming niet openbaar gemaakt zullen worden. De betrokkene wordt niet nogmaals geïnformeerd als hij/zij al weet dat de Omroep Best persoonsgegevens van hem/haar verzamelt en verwerkt, en weet waarom en voor welk doel dat gebeurt.

 

Wanneer de gegevens via een andere weg verkregen worden, dus buiten de betrokkene om, wordt de betrokkene geïnformeerd op het moment dat deze voor de eerste keer worden verwerkt.

 

Verwijdering
Omroep Best bewaart de persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor de uitvoering van zijn omroep taken, of zoals vastgelegd in de Archiefwet. Wanneer er nog persoonsgegevens opgeslagen zijn die niet langer nodig zijn voor het bereiken van het doel worden deze zo snel mogelijk verwijderd. Dit houdt in dat deze gegevens vernietigd worden, of zo worden aangepast dat de informatie niet meer gebruikt kan worden om iemand te identificeren.

 

Rechten van betrokkenen (Artikel 13 t/m 20, AVG)
De wet bepaalt niet alleen de plichten van degenen die de persoonsgegevens verwerken, maar bepaalt ook de rechten van de personen van wie de gegevens worden verwerkt. Deze rechten worden ook wel de rechten van betrokkenen genoemd, en bestaan uit de volgende rechten:
• Recht op informatie: Betrokkenen hebben het recht om aan Omroep Best te vragen of zijn/haar persoonsgegevens worden verwerkt.
• Inzagerecht: Betrokkenen hebben de mogelijkheid om te controleren of, en op welke manier, zijn/haar gegevens worden verwerkt.
• Correctierecht: Als duidelijk wordt dat de gegevens niet kloppen, kan de betrokkene een verzoek indienen bij Omroep Best om dit te corrigeren.
• Recht van verzet: Betrokkenen hebben het recht aan Omroep Best te vragen om hun persoonsgegevens niet meer te gebruiken.
• Recht om vergeten te worden: In gevallen waar de betrokkene toestemming heeft gegeven om gegevens te verwerken, heeft de betrokkene het recht om de persoonsgegevens te laten verwijderen.
• Recht op bezwaar: Betrokkenen hebben het recht om bezwaar aan te maken tegen de verwerking van zijn/haar persoonsgegevens. Omroep Best zal hieraan voldoen, tenzij er gerechtvaardigde gronden zijn voor de verwerking.

 

Indienen van verzoek
Om gebruik te maken van zijn/haar rechten kan de betrokkene een verzoek indienen. Dit verzoek kan zowel schriftelijk als via de e-mail ingediend worden. Omroep Best heeft vier weken de tijd, vanaf de ontvangst van het verzoek, om te beoordelen of het verzoek gerechtvaardigd is. Binnen vier weken zal Omroep Best laten weten wat er met het verzoek gaat gebeuren. Als het verzoek niet wordt opgevolgd is er de mogelijkheid om bezwaar te maken bij Omroep Best, of een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Aan de hand van een verzoek kan Omroep Best aanvullende informatie opvragen om zeker te zijn van de identiteit van de betrokkene.

 

6. Geautomatiseerde verwerkingen

 

Profilering (Artikel 22, AVG)
Profilering vindt plaats wanneer er een geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens plaatsvindt waarbij aan de hand van persoonsgegevens naar bepaalde persoonlijke aspecten van een persoon wordt gekeken om deze persoon te categoriseren en te analyseren, of om zaken te kunnen voorspellen. Voorbeelden van persoonlijke aspecten kunnen zijn; financiële situatie, interesses, gedrag of locatie.

Toelichting
Wettelijk is het niet verplicht om aan te geven of Omroep Best gebruik maakt van profilering, maar het geeft daarmee wel meer transparantie richting de medewerker. Een mogelijkheid zou zijn om hier te laten zien of, en waar, Omroep Best gebruik maakt van profilering.

 

Het is mogelijk alleen aan te geven onder welke voorwaarden je het doet, of op welke punten je profilering gebruikt.

 

Let op: Volgens de AVG is het niet toegestaan om profilering te gebruiken. In Artikel 22.2 worden de uitzonderingen opgesomd: 1. Noodzakelijk voor de uitvoering van een overkomst tussen de betrokkene en de verwerkingsverantwoordelijke. 2. toegestaan door Nederlands/EU recht. 3. Na toestemming van de betrokkene.

Profilering: Omroep Best maakt geen gebruik van profilering.

 

Big data en tracking
Door middel van Big data onderzoek en tracking mogen alleen gegevens verwerkt worden wanneer deze niet herleidbaar zijn tot een natuurlijk persoon. Daarnaast worden ze alleen verzameld voor onderzoek dat door, of namens, Omroep Best wordt uitgevoerd. De verzamelde gegevens door Big data onderzoek en tracking zijn alleen de gegevens die door geautoriseerde personen zijn verzameld. Wanneer de gegevens worden omgezet in een dataset zal dataminimalisatie worden toegepast. Dit betekent dat alleen de data die echt nodig is voor het behalen van het doel gebruikt zullen worden. Daarnaast kunnen persoonsgegevens gepseudonimiseerd worden zodat zij niet herleidbaar zijn tot een persoon.

 

Toelichting:
Wettelijk is het niet verplicht om aan te geven of Omroep Best gebruik maakt van Big data onderzoek en tracking, maar het geeft daarmee wel meer transparantie richting de medewerker. Een mogelijkheid zou zijn om hier te laten zien of, en waar, Omroep Best gebruik maakt van Big data onderzoek en tracking.

Het is mogelijk alleen aan te geven onder welke voorwaarden je het doet, of op welke punten je het gebruikt.

 

Big data onderzoek en tracking: Omroep Best [naam] maakt geen gebruik van Big data en tracking.

 

7. Plichten van de Omroep Best

 

Register van verwerkingen (Artikel 30, AVG)
Omroep Best is verantwoordelijk voor het aanleggen van een register van alle verwerkingen waarvan Omroep Best de verwerkingsverantwoordelijke is. Elk register bevat een beschrijving van wat er tijdens een verwerking plaatsvindt, en welke gegevens daarvoor worden gebruikt, namelijk:
• De naam en contactgegevens van de verwerkingsverantwoordelijke en, mogelijk, de gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijke;
• De doelen van de verwerking;
• Een beschrijving van het soort persoonsgegevens en de daarbij horende betrokkenen;
• Een beschrijving van de ontvangers van de persoonsgegevens;
• Een beschrijving van het delen van persoonsgegevens aan een derde land of internationale organisatie;
• De termijnen waarin de verschillende persoonsgegevens moeten worden gewist;
• Een algemene beschrijving van de beveiligingsmaatregelen.

 

Gegevensbeschermingseffectbeoordeling (Artikel 35, AVG)
Met een gegevensbeschermingseffectbeoordeling worden de effecten en risico’s van nieuwe of bestaande verwerkingen beoordeeld op de bescherming van de privacy. Omroep Best voert deze uit wanneer er een geautomatiseerde verwerking plaatsvindt. Dit geldt in het bijzonder bij verwerkingen waarbij nieuwe technologieën worden gebruikt.

Aanstellen van een Functionaris voor gegevensbescherming (FG) (Artikel 37 t/m 39, AVG)
Omroep Best heeft een FG aangesteld. De FG is betrokken bij alle aangelegenheden die verband houden met de bescherming van persoonsgegevens. De taken van de functionaris zijn informeren, adviseren, toezicht houden, bewustwording creëren, en optreden als contactpersoon van het AP. De omroep teams hebben hun eigen verantwoordelijkheid in het goed omgaan met privacygevoelige gegevens. Een verwerking van persoonsgegevens wordt eerst aan de FG gemeld voordat de verwerking begint. De FG is verantwoordelijk voor het structureel toetsen van de implementatie en de uitvoering van de wettelijke eisen en de richtlijnen op het gebied van privacy.

 

Datalekken (Artikel 33, 34, AVG)
We spreken van een datalek wanneer persoonsgegevens in handen vallen van derden die geen toegang tot die gegevens mogen hebben. Wanneer er een datalek heeft plaatsgevonden meldt Omroep Best dit zonder onredelijke vertraging, uiterlijk 72 uur nadat er kennis van de inbreuk is vernomen, aan het AP. Als dit later dan 72 uur is wordt er een motivering voor de vertraging bij de melding gevoegd. Het kan zijn dat de inbreuk een hoog risico met zich meebrengt voor de rechten en vrijheden van de betrokkenen. In dit geval meldt Omroep Best dit aan de betrokkenen in eenvoudige en duidelijke taal. Om toekomstige datalekken te voorkomen worden bestaande datalekken geëvalueerd.

 

Afsluiting
Als Omroep Best een wettelijke verplichting niet nakomt kan de betrokkene een klacht indienen. Deze zal via de klachtenregeling van Omroep Best worden behandeld. In gevallen waar het reglement niets over zegt, beslist het Bestuur van Omroep Best.

 

Disclaimer:
Dit product is een eenvoudige en begrijpbare vertaling van de huidige privacywetgeving en gebaseerd op de AVG. Vanzelfsprekend is de toepasbare wet- en regelgeving altijd leidend en kunnen er geen rechten ontleend worden aan dit document.